Tutorial: Agenda de Contactos con Excel | Primera parte

Versión Simple de una Agenda de Contactos en Excel:

Desde Movesimo queremos aportar algo más a nuestros usuarios. En este post, junto con otros dos más, vamos a explicar paso a paso cómo realizar una agenda muy sencilla con Excel. Esta agenda va dirigida a transportistas pero también puede servir para otros negocios, y para todos aquellos que necesiten tener sus contactos y citas al día, tan solo deberán cambiar algunos campos para poderlas adaptar hacia sus necesidades. Una buena agenda de contactos te ayudará a recordar el número de teléfono de un antiguo cliente, dónde lo conociste, o algún dato que recuerdas para que la próxima vez que tengas que volver hablar con ese cliente sepas como entablar una conversación que te facilite cerrar un nuevo negocio.

Al final del post puedes encontrar la plantilla con la Agenda de Contactos para que te la descargues totalmente GRATIS.

Nosotros te damos los pasos para realizar de forma muy simple tu propia agenda. Al final de nuestro post, podrás descargarte nuestras plantillas. Con diferentes versiones una simple y otra pro, son muy fáciles de conseguir.

Lo primero que hay que hacer, como es de esperar, es dirigirnos a Excel y abrir dicha aplicación. Una vez dentro, las posibilidades que nos ofrece Excel son múltiples, pero desde Movesimo hemos ideado una agenda que se adapta a cualquier empresa y estilo de vida.

Pasos para crear una Agenda de Contactos simple:

Primero. Crear encabezados de nuestra agenda:

Nosotros creemos que los campos más esenciales para tener un seguimiento de nuestros clientes serían los siguientes campos:

  • Fecha: el día que conocimos o añadimos dicho contacto o cliente.
  • Contacto: nombre y apellidos del cliente.
  • Comentario: aquí añadiríamos los rasgos más característicos o información del cliente que nos ayude a recordarlo de forma rápida, o algún suceso que nos hubiera contado comentado y podamos preguntar por ello en la siguiente conversación. Ejemplo: Rasgo físico tenía un tatuajes en el brazo izquierdo; que nos ayuda a recordar con quien estamos hablando. Mejorar lazos: preguntar por el estado de su mujer embarazada; de muestra preocupación e interés.
  • Provincia: determinar la provincia del cliente.
  • Dirección: lugar de residencia de nuestro cliente.
  • Teléfono: añadir números de teléfono para contactar.
  • Correo: dirección de correo electrónico.
  • Otros: otras redes sociales como Facebook, Twitter…
  • En las dos últimas casillas podemos añadir Cuándo y Lugar, si vamos o hemos concertado alguna cita con el cliente.

De esta forma, tras escribir en cada una de las celdas de Excel (A1, B1, C1, D1…) los diferentes encabezados, el resultado sería el siguiente:

Crear encabezados en Excel

Segundo. Crear una tabla de Excel:

Una vez determinados los encabezados, vamos a introducirlos en una tabla de Excel. Ya que si estos datos los dejamos tal y como están, se tratarían de rangos de Excel. Pero ¿cuáles son las diferencias más destacadas entre tabla de Excel y rango?

  • Por un lado, una de las diferencias más destacables es que nos permite filtrar datos. Esto quiere decir, que nuestros datos los vamos a poder ordenar según nuestras necesidades. Ejemplo: buscar por fecha determinadas.
  • Otra ventaja, es la inmovilización de nuestros encabezados. De esta forma, si tenemos una gran cantidad de filas, siempre tendremos visibles los títulos de las columnas.
  • Además, nos permite agregar una nueva fila o columna en la siguiente celda manteniendo el formato de tabla.

Para transformar un conjunto de rangos en tablas los pasos son los siguientes:

  • Seleccionamos las columnas y filas que queremos transformar en tabla de Excel. Nosotros vamos a seleccionar de A1 a J2. Para ello, hay que colocar el cursor del ratón en el interior de la celda A1 y presionar el botón izquierdo del ratón. Sin soltar el botón del ratón, arrastramos hasta J2.

Seleccionar rangos de Excel

  • Una vez seleccionado el rango de celdas. Nos dirigimos al menú de “Inicio”. Y dentro de él, hay una gran cantidad de opciones que nos ofrece la cinta de opciones. Nosotros nos fijaremos en la de “Estilos” y ”Dar formato como tabla”.

Transformar rangos de Excel a tabla

  • Presionaremos sobre “Dar formato como tabla” y nos aparecerá el siguiente menú.

Formato tabla de Excel

  • En este menú, podemos ver los diferentes tipos de estilos para nuestra tabla. Nosotros elegimos un color verde, pero cada usuario puede modificar y seleccionar aquel que más le guste. Tras ello, aparecerá un cuadro de dialogo:

Cuadro de diálogo de tabla ExcelSi la casilla está desmarcada:

Sin seleccionar la casilla de encabezadosSi la casilla está marcada:

Seleccionada la casilla de encabezados de tabla

Después dar estilo  a nuestros rangos, aparecerá una tabla que será el resultado de dar este formato a los rangos.

Tercero. ¿Cómo crear una lista desplegable en Excel?:

Para agilizar la forma de rellenar nuestra tabla, podemos crear diferentes listas para las celdas. Es decir, que nuestras celdas tengan una lista desplegable y dentro de ellas poder seleccionar de un menú desplegable.

Nosotros vamos a crear una lista desplegable para la columna D (PROVINCIAS). Ya que estos datos no cambian y ya tendremos todas las provincias sin tener que introducirlas una a una en las celdas.

Para ello, primero nos colocamos unas columnas más allá de nuestra tabla, por ejemplo en la columna P. Aquí vamos introduciendo las diferentes provincias de España de forma sucesiva:

Provincias en la columna de excelAsí, hasta completar las 50 provincias españolas. En forma de lista.

¿Cómo importar datos desde una página Web a Excel?

También existe la posibilidad de agilizar esta tarea. Si los datos que necesitamos, en este caso se encuentran o los hemos buscado en Internet, es probable que nos encontremos con una lista de todas la provincias. Lo único que tendremos que hacer es traspasar esa lista de Internet a nuestra hoja de cálculo Excel. Para ello, hay que seguir los siguientes pasos.

  • Nos dirigirnos a Excel. Allí, tendremos que colocarnos en el menú de Excel con el nombre “Datos”. Posteriormente nos aparecerá una cinta de opciones. Tendremos que seleccionar dentro de ella la opción, “Desde Web”.Subir una lista desde Internet a Excel
  • Una vez que presionemos sobre el botón, “Desde web”, con el botón izquierdo del ratón. Se nos abrirá un cuadro de dialogo, desde dónde se cargará la página web.

Internet desde Excel

  • Solo deberíamos introducir aquello que estamos buscando. En nuestro caso, provincias de España.  Una vez realizada nuestra búsqueda, hay que encontrar una página web que nos ofrezca la posibilidad de importar una lista.

Lista de provincias en Internet

¿Cómo saber si puedo importar datos de Internet a Excel?

Para saber si podemos importar esa lista a Excel tendremos que fijarnos en que nos aparezca un recuadro, de fondo amarillo y una flecha.

Cuadro amarillo para importar lista

Sobre ese icono, presionamos con el botón izquierdo del ratón. Éste cambiará de color amarillo a verde con un tick de verificación.

Confirmación para poder importar lista a Excel

Y seleccionamos importar con el botón del ratón izquierdo del ratón. “Importar“ aparece en la parte baja de la ventana de búsqueda.

Botón de importar lista a Excel

Tras presionar sobre el botón de “Importar”, volveremos a Excel. Éste, nos preguntará por el lugar en el que queremos que aparezca nuestra lista. Mediante el siguiente cuadro de diálogo.

Cuadro de diálogo de importar datos

Cuando tengamos seleccionado el lugar donde queremos colocar nuestra lista. Simplemente tendremos que presionar “Aceptar”, en el cuadro de diálogo de la imagen anterior. Y la lista se cargará en nuestra hoja de Excel. El resultado será el siguiente:

Después, eliminaremos aquello que no queramos que aparezca en nuestra lista con el fin de conseguir la lista desea.

Una vez que tengamos nuestra lista en Excel de provincias, volvemos a nuestra agenda y continuamos con la creación de una lista desplegable en nuestra tabla de Excel.

Ahora, nos colocamos en la columna de Provincias.  En ella, debemos colocar nuestro ratón en la parte superior de la celda. Presionar una única vez con el botón izquierdo del ratón y que se destaquen las celdas que hemos seleccionado (no queremos seleccionar toda la columna, ni incluir el encabezado de la tabla). El resultado tiene que ser el siguiente:

Como seleccionar un conjunto de rangos

Seleccionadas las celdas, el siguiente paso es ir al menú “Datos” y luego “Validación de datos”.

Crear una lista desplegable

Presionamos sobre el botón “Validación de Datos” y volvemos a seleccionar en el menú desplegable “Validación de Datos”.

Cinta de opciones de Validación de datos

Y nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo. Solo nos fijaremos en la pestaña Configuración:

Cuadro de diálogo de validación de datos

Finalmente, presionaríamos con el botón izquierdo del ratón “Aceptar”. Ya tendríamos nuestra lista desplegable en la tabla de Excel de nuestra Agenda.

Lista desplegable de Excel - Agenda de contactos excel

Ya tendríamos nuestra versión de Agenda de Excel creada de una forma muy sencilla y paso a paso. En este otro post te enseñamos a realizar una Agenda de Contactos Profesional, incluyuendo algunas columnas que te servirán para completar la Agenda de Contactos excel Simple y a crear una Agenda de contactos con Tablas dinámicas.

Ahora solo queda que empieces a trabajar y te hagas tu propia Agenda de Contactos excel. Si te ha gustado este post y te parece interesante,  puedes compartir el post en tu blog, web o redes sociales con tus amigos ;) Saludos!!

Descárgate la plantilla de la Agenda de Contactos hecha en Excel justo aquí debajo:

Autor del Post: Arantxa Soria

Plantilla Agenda De Contactos Simple en Excel
Plantilla Agenda De Contactos Simple en Excel
Agenda de Contacto Simple. Excel(2).xlsx
11.2 KiB
1811 Downloads
Details
Tutorial: Agenda de Contactos con Excel | Primera parte


6 Voto/s, Promedio 4.83 de 96

¿Te ha gustado el post? Déjanos tu valoración:

7 pensamientos en “Tutorial: Agenda de Contactos con Excel | Primera parte

  1. Pingback: Tutorial: Agenda de Contactos con Excel - Versión Pro | Blog Movesimo

  2. Pingback: Calendario en Excel | Blog Movesimo España

  3. Pingback: Tutorial: Presupuesto en Excel | Blog Movesimo España

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

Puedes usar las siguientes etiquetas y atributos HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>