Tutorial: Agenda de Contactos Pro con Excel | Segunda parte

Versión Profesional para tu Agenda de Contactos en Excel:

Con todas las indicaciones que os dimos en el anterior post  y en el vídeo explicativo, podéis crear una Agenda de Contactos Simple, pero siempre podríais añadir otros elementos que podrían ayudar a tener una Agenda Profesional mucho más útil y práctica.

Aquí os vamos a añadir un par de columnas que creemos que pueden ser muy prácticas. Como son Países, Citas pendientes e indicar el lugar y la fecha de la cita pendiente.

Nuevas opciones para agenda

Empezaremos comentado la Columna País. Aquí, realizamos los mismos pasos que para la creación de la lista de Provincias. Pero con un cambio muy significativo, ya que en este caso nuestra columna auxiliar la podremos actualizar automáticamente.


Crear una lista desplegable auto actualizable:

Ya que existe un gran número de países, la idea es crear esa columna auxiliar de países mediante una tabla de Excel, y no una lista de rango como hicimos en Provincias. De esta forma, siempre podremos introducir cambios en nuestra columna auxiliar de Países y éstos se reflejaran automáticamente en la lista desplegable.

Los pasos son los siguientes:

  • Creamos en una columna auxiliar la tabla de Excel para los Países. En ella, podemos escribir unos cuantos países, por ejemplo España, Portugal y Francia.

Columna auxiliar países

  • Estos caracteres se encuentran en rangos y nosotros los queremos en tabla de Excel. Así que seleccionaremos las cuatro celdas de la columna D e iremos a la pestaña “Inicio” y “Dar formato como tabla”.

Dar formato tabla

  • Presionaremos sobre “Dar formato como tabla” y nos aparecerá el siguiente menú:

Opciones formato tabla

  • Este menú nos ofrece los diferentes tipos de estilos para nuestra tabla. Tras ello, aparecerá un cuadro de dialogo:

Cuadro de diálogo de la tabla de Excel

  • Y el resultado será una pequeña tabla donde se encuentran metidos los diferentes países.

Resultado tabla países

  • Ahora, volvemos a nuestra Agenda, columna País. Y seguimos los mismos pasos que para la creación de la columna Provincia. Es decir, deberemos colocar nuestro ratón en la parte superior de la celda. Presionar una única vez con el botón izquierdo del ratón y que se destaquen las celdas que hemos seleccionados (no queremos seleccionar toda la columna, ni incluir el encabezado de la tabla).

Seleccionar rango países en tabla

  • Seleccionadas las celdas, el siguiente paso es ir al menú “Datos” à “Validación de datos”.

Creacción de una lista desplegable en Excel

  • Presionamos sobre el botón “Validación de Datos” y volvemos a seleccionar en el menú desplegable “Validación de Datos”.

Cinta de opciones validación de datos

  • Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo y nos dirigimos a la pestaña Configuración:

Cuadro de diálogo validación de datos

Únicamente nos quedaría darle a “Aceptar”. Así, ya tendríamos nuestra lista desplegable.

Aunque, ahora puede parecer que se trata de una lista desplegable idéntica a la que habíamos realizado en el apartado Provincias, no es así. Ya que si ahora si quisiéramos introducir un nuevo país, bastaría con dirigirte a la tabla auxiliar de Excel Países y escribir el nuevo país. Éste, aparecería de forma automática en la lista desplegable; mientras que si, en lugar de colocar la lista Países en una tabla de Excel, la hubiéramos dejado como un rango de Excel (como en el caso de Provincias), tendríamos que repetir continuamente el paso anterior de Validación de datos (para que nuestra lista se actualizara).

  • Como tabla de Excel la columna auxiliar de Países.

Columna auxiliar como tabla de Excel

  • Como rango de Excel.

Columna como rango de Excel

Añadir citas pendientes a nuestra Agenda de Excel:

Por otro lado, hemos añado las columnas que podríamos denominar citas previstas.

Columna de citas pendientes

Las columnas de Cuándo y Lugar, únicamente las utilizaríamos para introducir datos del lugar de la cita y del día y hora que tengamos una citación con alguno de nuestros clientes.

Respecto a la columna de cita, nosotros creemos que añadir unos botones en forma de semáforo puede ayudar a saber cuáles son nuestras citas pendientes y poder distinguirlas rápidamente.

¿Cómo añadir botones en Excel o un sistema de semáforo?

Para ello:

  • Primero tendremos que elegir la regla a seguir para los botones de Excel. Nosotros lo hemos hecho de la siguiente forma. En el caso de tener una cita pendiente, le hemos asignado el valor de 0 (cero) y en el caso de no tener cita, el valor de 1. Pero esto siempre lo podréis adecuar a vuestros gustos.
  • Una vez fija la regla, elegimos las celdas (ni encabezados, ni toda la columna).

Columna de citas

  • Ahora, nos dirigimos a “Inicio”, “Formato condicional”, ”Conjuntos de iconos”, “Formas” y elegimos el formato de nuestros botones.

Pestaña de inicio de Excel

Formato de botones de Excel

  • Elegido el formato y, aunque parezca que no se ha realizado ningún cambio en nuestra hoja de Excel, no será así. Antes de realizar la comprobación, iremos a “Administrar las reglas” de los botones (aquí asignaremos los colores a los valores 0 y 1).  Para ello, volveremos a “Inicio”, “Formato condicional” y “Administra reglas”.

Administrar las reglas para los botones

  • Y aparecerá el siguiente menú:

Cuadro de diálogo para administrar reglas

  • Sabremos que hemos seleccionado conjunto de iconos porque el fondo cambiará de color:

Cuadro de diálogo del formato condicional

  • Tras darle al botón de “Editar regla” del cuadro de dialogo anterior, este cambiará al siguiente:

Editar regla del formato condicional

  • Le daremos a “Aceptar”. Volveremos a la siguiente pantalla y Aceptaremos también:

Cuadro de diálogo formato condicional

A partir de ahora, cada vez que coloquemos un 0 o un 1 en la columna de citas nos aparecerá un icono rojo o verde.

Ya tenemos nuestra Agenda de Contactos Pro de Excel, ahora toca descargarte la plantilla para que puedas utilizarla y adaptarla a tus clientes y contactos.

En el siguiente post os enseñaremos un método a través para obtener un resumen rápido de nuestra Agenda de Contactos de Excel con Tablas dinámicas.

Autor del Post: Arantxa Soria

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