Tutorial: Resumen Agenda Excel (Tablas dinámicas) |Tercera parte

Resumen de nuestra agenda

Excel nos ofrece una herramienta muy útil para el usuario: las tablas dinámicas. Las tablas dinámicas es una herramienta, que de  forma rápida, nos ayuda a obtener un resumen de nuestra agenda según los criterios que nos interese en un momento dado. Si no has utilizado nunca las tablas dinámicas tienes ante ti una de las herramientas más poderosas que ofrece excel.

Nosotros os vamos a indicar cómo conseguir este resumen y a partir de qué criterios; aunque estos son totalmente a elección de cada usuario. Para poder realizarlo, nosotros vamos a utilizar la herramienta de Excel, tabla dinámica.

Si quieres saber que pasos hemos seguido para llegar a este tercer tutorial tienes que leerte los post anteriores. Pulsa en estos dos enlaces:

¿Cómo crear una tabla dinámica en Excel?

La herramienta tablas dinámicas se encuentra en la pestaña “Insertar” dentro de la cinta de opciones “Tabla dinámica”:

Tabla dinámica Excel

Una de las cosas más importantes de las tablas dinámicas es que para poder realizar un resumen de nuestra agenda de datos, tendremos que completar los campos y no podremos dejar ninguna fila vacía, u obtendremos un resultado erróneo.

Así que para poder utilizar las tablas dinámicas de forma correcta, vamos a rellenar los campos de nuestra tabla de Excel (Agenda).

Completar tabla de Excel

Una vez que hemos rellenado todas las celdas de la tabla. El siguiente paso es crear la tabla dinámica, como ya hemos mencionado se encuentra en la pestaña “Insertar” dentro  de insertar encontramos: “Tabla dinámica” y presionamos sobre esta herramienta con el botón izquierdo del ratón.

Nos aparecerá el siguiente menú:

Cuadro de diálogo de tabla dinámica

En la parte de “Seleccione los datos que deseamos analizar”, elegimos nuestra tabla de Excel Agenda; mientras que en la parte de “Elija dónde desea colocar el informe”, nosotros lo vamos a colocar un par de columnas más debajo de nuestra agenda, a modo de ejemplo.

Para seleccionar el rango o tabla agenda, tendremos que presionar con el botón izquierdo del ratón sobre el siguiente icono:

Primera parte del cuadro de diálogo de la tabla dinámica

Y pasará a la siguiente forma:

Cambio de la forma del cuadro de diálogo de la tabla dinámica

Ahora ya podemos seleccionar la tabla con el botón izquierdo del ratón:

Seleccionar la tabla de Excel

En nuestro ejemplo, la selección de la tabla aparece con el nombre de “AgendaClientes”.

Asignar nombre a una Tabla de Excel:

*Si quieres dar nombre a una tabla es muy simple: selecciona tu tabla con botón izquierdo del ratón. Dirígete a la nueva opción que nos ofrece Excel, al seleccionar una tabla “Herramientas de tabla”. Finalmente, en la cinta de opciones podrás asignar “Nombre de la tabla”.

Dar nombre a una tabla de Excel

Volvemos a la creación de la tabla dinámica de Excel. Tras seleccionar nuestra tabla “AgendaCliente”, ahora elegimos dónde se mostrará nuestro resumen.

Segunda parte del cuadro de diálogo tabla dinámica

Como nosotros solamente vamos a mostrar el modo en el que habría que realizarlo, vamos a elegir en la misma hoja de cálculo y una celda de Excel. Después, presionaremos “Aceptar” con el botón izquierdo del ratón. Y en nuestra hoja de Excel se mostrarán nuevas características:

Características de una tabla dinámica en Excel

Para la creación de nuestra tabla dinámica, los criterios que vamos a seleccionar van a ser “contacto y teléfono”. Ya que queremos conseguir un resumen de los contactos con sus respectivos números de teléfono.

Así que nos tendremos que fijar en el siguiente menú, que se encuentra en la parte derecha inferior de nuestra hoja de cálculo. Allí, elegiremos “clientes y teléfono”:

Lista de campos de la tabla dinámica

Como nuestros números de teléfono están en formato número, Excel reconoce estos datos como valores. Por ello, se nos ha creado una fila de total general, en él se suman todo los números de teléfono. Pero en realidad se tratan de datos. Tendremos que modificar o mover de lugar los datos de teléfono. Estos datos los traspasaremos al cuadro de “Etiquetas de columna o fila”.

Para mover “suma de teléfono”, presionamos sobre él con el botón izquierdo del ratón sin soltar y arrastramos a “Etiquetas de fila o columna”. Para comprobar el resultado, podemos probar en ambos lugares. Nosotros hemos colocado finalmente Contacto y Teléfono en “Etiquetas de fila”, con el siguiente resultado:

Números de teléfono

En este caso, podemos ver el resultado que hemos conseguido. Una única columna con el nombre del contacto y el teléfono.

Resultado de modificar los datos de una tabla dinámica

Además, la opción de tablas dinámicas nos permite poder filtrar datos. Desde la pestaña de “Etiquetas de fila”, presionamos con el botón derecho del ratón.

Ahora, nos aparecerá un menú desplegable. En él, elegiremos cómo queremos que nuestros datos se filtren.

Seleccionar campos

¿Cómo eliminar la fila de Total general de una Tabla dinámica?

Otra de las filas, que en nuestro caso podríamos eliminar porque no nos hace falta, es la fila de “Total general”. Ya que nuestra fila, no cuenta con valores que se necesiten sumar.

Para eliminar esta fila, basta con colocar nuestro ratón en la celda de “Total general”, presionar con el botón derecho del ratón y seleccionar ”Eliminar total general”.

Eliminar el total de una tabla dinámica de Excel

Y finalmente el resultado será el siguiente:

Resultado final de la tabla dinámica

Solo queda decir, que al igual que hemos realizado una tabla dinámica con los encabezados de “Contacto y teléfono”, también podríamos haber elegido otros encabezados para conseguir otro tipo de resumen. Los pasos serían los mismos que hemos seguido para la creación de esta tabla dinámica.

Estamos acabando esta serie de posts para que aprendáis a realizar una agenda en excel. Esperamos que estén siendo útiles nuestros tutoriales y que os este sirviendo para tener organizados vuestros contactos, ya solo nos queda un último post donde os enseñaremos como añadir un calendario a una de nuestras hojas de Excel de la Agenda de Contacto.

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Esperamos que te haya resultado sencillo con las explicaciones que te hemos dados y puedas a partir de ahora realizarte tu propia plantilla , pero si quieres puedes descargarte la misma agenda de contactos del tutorial para que la puedas retocar a tu gusto.

Autor del Post: Arantxa Soria

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